Panduan Cara HRD Mengurus BPJS Karyawan

Mengurus BPJS karyawan bukan sekadar kewajiban administratif, tapi juga bentuk tanggung jawab perusahaan dalam memberikan perlindungan sosial bagi seluruh tenaga kerja. 

Bagi HRD pemula, proses mengelola BPJS karyawan bisa terasa cukup rumit, mulai dari memahami regulasi, menyiapkan dokumen, hingga memastikan iuran dibayarkan tepat waktu. Namun dengan panduan yang tepat, semua langkah ini sebenarnya bisa dilakukan dengan mudah.

Di artikel ini, Anda akan menemukan panduan lengkap tentang cara mengurus BPJS karyawan dari awal hingga akhir. Mulai dari proses pendaftaran, jumlah iuran, hingga tips mempermudah administrasi BPJS dengan bantuan teknologi. Yuk, simak penjelasannya agar pengelolaan BPJS di perusahaan Anda semakin efisien!

Sekilas tentang BPJS dan Pentingnya untuk Karyawan

BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) merupakan lembaga negara yang bertugas menyelenggarakan program jaminan sosial bagi seluruh warga Indonesia, termasuk para pekerja. Ada dua jenis program utama yang wajib diikuti oleh perusahaan, yaitu BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.

BPJS Ketenagakerjaan berfungsi memberikan perlindungan terhadap berbagai risiko yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti kecelakaan kerja, kematian, hingga jaminan hari tua dan pensiun. Sementara itu, BPJS Kesehatan memastikan setiap karyawan beserta keluarganya memperoleh layanan kesehatan yang layak dan terjangkau.

Baca Juga: Penggunaan Aplikasi Presensi di 5 Kota Besar di Indonesia

Bagi HRD, mengurus BPJS karyawan bukan hanya soal memenuhi kewajiban hukum, tetapi juga bagian dari strategi menjaga kesejahteraan dan loyalitas karyawan. 

Karyawan yang merasa terlindungi akan bekerja lebih tenang, produktif, dan berkomitmen pada perusahaan. Sebaliknya, perusahaan yang lalai mengurus kepesertaan BPJS bisa dikenai sanksi administratif, denda, hingga pidana sesuai peraturan yang berlaku.

Dengan kata lain, kepesertaan BPJS bukan sekadar formalitas, melainkan investasi jangka panjang untuk keamanan dan stabilitas, baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Langkah-Langkah HRD Mengurus BPJS Karyawan

Pendaftaran BPJS mencakup dua jenis, yaitu BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, yang wajib diikuti oleh semua karyawan penerima upah. Proses pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui situs resmi BPJS atau datang langsung ke kantor cabang terdekat. 

Namun, sebelum mendaftarkan karyawan, perusahaan harus memastikan telah terdaftar sebagai badan usaha peserta BPJS terlebih dahulu.

Pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan untuk Karyawan

Setelah perusahaan terdaftar sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan karyawan. Berikut syarat dokumen yang perlu disiapkan:

1. Salinan dan dokumen asli SIUP atau NIB (Nomor Induk Berusaha) serta Akta Pendirian Perusahaan
2. Salinan dan dokumen asli NPWP Perusahaan
3. Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga (KK) setiap karyawan
4. Pasfoto berwarna ukuran 2×3 untuk masing-masing karyawan

Setelah semua dokumen siap, HRD dapat melakukan pendaftaran dengan langkah-langkah berikut:

1. Buka situs resmi BPJS Ketenagakerjaan.
2. Klik menu “Daftarkan Saya” di pojok kanan atas.
3. Pada pop-up “Ingin Mendaftar Sebagai?”, pilih “Perusahaan (Pemberi Kerja)”.
4. Masukkan alamat email perusahaan, lalu tunggu notifikasi aktivasi melalui email.
5. Setelah aktivasi berhasil, bawa semua dokumen ke kantor BPJS Ketenagakerjaan terdekat untuk verifikasi.
6. Setelah pendaftaran disetujui, setiap karyawan akan mendapatkan nomor kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan. 
7. HRD kemudian dapat memantau status kepesertaan melalui aplikasi Jamsostek Mobile (JMO)

Baca Juga: 9 Tools AI untuk HRD, dari Rekrutmen sampai Manajemen SDM

2. Pendaftaran BPJS Kesehatan untuk Karyawan

Selain BPJS Ketenagakerjaan, perusahaan juga wajib mendaftarkan seluruh karyawan penerima upah ke program Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) yang diselenggarakan oleh BPJS Kesehatan.

Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan HRD:

1. Perusahaan dapat melakukan registrasi secara langsung di kantor cabang BPJS Kesehatan atau secara online melalui portal e-Dabu (Elektronik Data Badan Usaha).
2. Isi formulir pendaftaran, meliputi formulir registrasi badan usaha, data karyawan, serta data anggota keluarga (jika ingin didaftarkan sekaligus).
3. Lampirkan dokumen pendukung, di antaranya: akta pendirian perusahaan, NPWP perusahaan, SIUP atau NIB, KTP dan KK karyawan, surat keterangan domisili (jika diperlukan)
4. Setelah akun badan usaha aktif, Anda dapat menginput data karyawan secara manual atau melalui fitur bulk upload di e-Dabu agar lebih efisien
5. Setiap karyawan yang sudah terdaftar akan memperoleh Nomor VA yang digunakan untuk pembayaran iuran BPJS Kesehatan setiap bulan.
6. Proses pendaftaran ini biasanya membutuhkan waktu 3–7 hari kerja. Setelah terdaftar, karyawan beserta keluarganya akan langsung memperoleh perlindungan kesehatan sesuai ketentuan JKN.

Cara Menghitung Iuran BPJS Karyawan

Salah satu hal penting yang perlu dipahami HRD saat mengurus BPJS karyawan adalah cara menghitung iuran setiap program. Besarnya iuran berbeda tergantung jenis BPJS dan program yang diikuti karyawan.

1. Iuran BPJS Ketenagakerjaan

BPJS Ketenagakerjaan terdiri dari empat program utama, masing-masing dengan persentase iuran yang berbeda:

• Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK): Ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan dengan kisaran 0,24%–1,74% dari gaji, tergantung tingkat risiko pekerjaan.
• Jaminan Kematian (JKM): Ditanggung perusahaan sebesar 0,3% dari gaji.
• Jaminan Hari Tua (JHT): Dibiayai bersama antara perusahaan dan karyawan. Perusahaan menanggung 3,7%, sedangkan karyawan 2% dari gaji, sehingga total 5,7%.
• Jaminan Pensiun (JP): Iurannya sebesar 3% dari gaji, dengan pembagian 2% dibayar perusahaan dan 1% oleh karyawan.

Total iuran BPJS Ketenagakerjaan berkisar antara 9,24%–10,74% dari gaji, tergantung kelas risiko pekerjaan yang dimasukkan dalam komponen JKK.

2. Iuran BPJS Kesehatan

Untuk BPJS Kesehatan, iurannya ditetapkan sebesar 5% dari upah bulanan. Dari jumlah tersebut, 4% dibayar oleh perusahaan dan 1% dipotong dari gaji karyawan. Pemerintah juga menetapkan batas atas dan bawah gaji sebagai dasar perhitungan:

• Batas tertinggi: Rp12.000.000 per bulan.
• Batas terendah: Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK) atau Upah Minimum Provinsi (UMP).

Iuran ini mencakup maksimal 5 anggota keluarga, yaitu peserta, pasangan, dan tiga anak. Bila peserta ingin menambah anggota keluarga lain seperti orang tua atau anak keempat, dikenakan tambahan 1% per kepala dari penghasilan.

Pembayaran Iuran BPJS Karyawan: Online dan Offline

Setiap perusahaan wajib membayarkan iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan tepat waktu sesuai ketentuan yang berlaku.

Perlu diketahui, pembayaran iuran BPJSTK dilakukan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah bulan iuran berjalan. Misalnya, iuran bulan Oktober harus dibayar paling lambat tanggal 15 November.

Sementara pembayaran iuran BPJS Kesehatan dilakukan paling lambat tanggal 10 setiap bulan. Keterlambatan pembayaran dapat menyebabkan status kepesertaan nonaktif, yang berarti peserta tidak dapat menggunakan layanan kesehatan sampai iuran dilunasi.

Baca Juga: Panduan Cara Menghitung Labor Cost yang Tepat & Efisien

Pembayaran iuran BPJS Karyawan dapat dilakukan melalui berbagai cara, baik secara online maupun offline:

• Online: Pembayaran iuran secara online dapat dilakukan melalui berbagai platform perbankan digital, seperti internet banking dan mobile banking. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan layanan e-commerce atau marketplace yang menyediakan fitur pembayaran BPJS.
• Offline: Bagi perusahaan yang masih lebih nyaman melakukan transaksi langsung, pembayaran juga bisa dilakukan secara offline melalui bank mitra BPJS atau kantor pos di seluruh Indonesia. Petugas akan membantu proses pembayaran setelah Anda memberikan data perusahaan, nomor VA, dan jumlah iuran yang harus dibayarkan. 

Kendala dalam Mengurus BPJS Karyawan dan Solusinya

Dalam praktiknya, mengurus BPJS Karyawan tidak selalu berjalan lancar. Ada berbagai kendala administratif maupun teknis yang sering dihadapi oleh bagian HR atau administrasi perusahaan. Berikut beberapa masalah umum yang sering terjadi beserta solusinya:

Kesulitan Mengelola Data Karyawan

Ketika jumlah karyawan terus bertambah, pengelolaan data seperti NIK, nomor BPJS, status keluarga, dan perubahan jabatan bisa menjadi tantangan. Kesalahan kecil dalam input data dapat berdampak pada keterlambatan aktivasi atau klaim manfaat BPJS.

Solusi: Gunakan software employee database yang mampu menyimpan dan memperbarui data karyawan secara otomatis. Dengan sistem digital, HR dapat menghindari human error dan mempercepat proses administrasi.

Keterlambatan Pembayaran Iuran

Pembayaran iuran BPJS yang terlambat bisa menyebabkan status kepesertaan karyawan nonaktif sementara. Hal ini berisiko jika karyawan membutuhkan layanan kesehatan atau ingin mengajukan klaim saat itu juga.

Solusi: Gunakan sistem pengingat otomatis (reminder) untuk jadwal pembayaran atau integrasikan sistem payroll dengan BPJS agar potongan iuran dilakukan secara otomatis setiap bulan.

Kurangnya Pemahaman tentang Regulasi BPJS

Peraturan BPJS sering diperbarui, baik terkait besaran iuran, jenis program, maupun mekanisme pendaftaran. Hal ini membuat HR sulit mengikuti perubahan dan berpotensi melakukan kesalahan administratif.

Solusi: Lakukan pelatihan rutin bagi staf HR dan manfaatkan platform digital BPJS atau aplikasi HRIS yang selalu menyesuaikan regulasi terbaru. Dengan begitu, kepatuhan perusahaan tetap terjaga.

Hadirr: Solusi Efisien untuk Mengurus BPJS Karyawan

Mengurus administrasi karyawan, termasuk BPJS Karyawan, sering kali menyita banyak waktu HRD karena harus mengelola berbagai data secara bersamaan. Untuk membantu pekerjaan administrasi menjadi lebih efisien, HR dapat memanfaatkan teknologi, seperti Hadirr.

Hadirr adalah aplikasi absensi online dan manajemen produktivitas kerja berbasis cloud yang memudahkan HR dan tim dalam mencatat kehadiran, mengatur shift kerja, dan memantau aktivitas kerja karyawan dimanapun mereka berada.

Beberapa fitur unggulan Hadirr yang mendukung efisiensi kerja HR antara lain:

• Absensi Online dengan Face Recognition dan GPS: fitur unggulan yang memastikan kehadiran karyawan tercatat secara real-time dan akurat.
• Shift Kerja dan Lembur: fitur yang memudahkan HRD mengatur jadwal kerja dan lembur karyawan, baik individu maupun grup.
• Monitoring Kinerja Karyawan: Hadirr memungkinkan HRD untuk memantau kinerja karyawan secara real-time. HRD dapat melihat laporan kehadiran, jam kerja, dan produktivitas karyawan.

Integrasi Hadirr dan Gadjian: Solusi Terbaik Untuk Manajemen Karyawan

Mengurus BPJS Karyawan adalah salah satu kewajiban penting perusahaan untuk memastikan kesejahteraan dan perlindungan tenaga kerja. Dengan memahami proses pendaftaran, perhitungan, dan pembayaran iuran, serta dukungan teknologi modern, tugas ini bisa dilakukan dengan jauh lebih efisien.

Melalui Hadirr, Anda dapat memantau kehadiran karyawan dan produktivitas karyawan secara real-time. Dengan begitu, data kehadiran selalu akurat dan siap digunakan untuk proses administrasi, termasuk perhitungan gaji dengan pemotongan BPJS. 

Aplikasi Hadirr juga bisa diintegrasikan dengan Gadjian, aplikasi HRIS berbasis cloud, membuat pengelolaan SDM menjadi semakin mudah dan menyeluruh, mulai dari pengelolaan data karyawan, penggajian, hingga pengelolaan BPJS dalam satu sistem.

Karyawan pun dapat mengakses slip gaji dan potongan BPJS secara transparan melalui aplikasi Gadjianku (Employee Self Service). Semua proses berjalan otomatis, akurat, dan hemat waktu.

Integrasi Hadirr dan Gadjian memberikan berbagai manfaat nyata bagi perusahaan Anda, antara lain:

• Efisiensi waktu dan biaya: Mengurangi pekerjaan manual dan meminimalkan risiko kesalahan input data.
• Akurasi data: Menjamin data karyawan tetap konsisten di seluruh sistem HR.
• Transparansi dan akuntabilitas: Meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap pengelolaan administrasi perusahaan.
• Peningkatan produktivitas HR: Membebaskan HR dari pekerjaan administratif berulang sehingga bisa fokus pada strategi pengembangan SDM.

Jadi, tunggu apa lagi? Optimalkan proses administrasi HR Anda, coba demo akun Hadirr sekarang!