Apa itu KPI Dashboard, Jenis-jenis, dan Cara Membuatnya
Memantau kinerja bisnis adalah hal penting untuk memastikan keberhasilan bisnis. Tanpa data yang jelas, sulit bagi manajemen untuk mengetahui apakah strategi yang dijalankan sudah efektif atau perlu penyesuaian. Di sinilah peran penting KPI dashboard, alat yang memberikan visibilitas menyeluruh terhadap kinerja bisnis secara real-time dan terukur.
Table of Contents
- Pentingnya Pengelolaan KPI dengan Baik
- Apa itu KPI Dashboard dan Manfaatnya bagi Bisnis?
- Komponen Utama KPI Dashboard
- Metrik Utama
- Visualisasi Data
- Pembaruan Data secara Real-Time
- Filter dan Fitur Penelusuran
- Milestone dan Timeline
- Customization
- Notifikasi Otomatis
- Interface yang User-Friendly
- Jenis-jenis KPI Dashboard
- 1. Dasbor KPI Sales
- 2. Dasbor KPI Marketing
- 3. Dasbor KPI Customer Service
- 4. Dasbor KPI Financial
- 5. Dasbor KPI HR
- 6. Dasbor KPI IT
- 7. Dasbor KPI Eksekutif
- 8. Dasbor KPI Project Management
- Cara Membuat KPI Dashboard
- 1. Tentukan Target yang Akan Diukur
- 2. Pilih Metrik KPI dengan Cermat
- 3. Desain Dashboard yang Mudah Dipahami
- 4. Buat Template Dashboard yang Konsisten
- 5. Mulai Melacak Metrik yang Dipilih
- 6. Analisis Data secara Berkala
- 7. Evaluasi Kemajuan secara Menyeluruh
- Optimalkan Pengelolaan KPI dengan Hadirr dan Gadjian
Dasbor bukan sekadar alat pelaporan biasa. Alat ini menyajikan data penting terkait performa bisnis. Melalui grafik, indikator, dan informasi real-time, dasbor ini membantu kamu mengidentifikasi tren, mengenali potensi masalah, dan mengambil keputusan dengan tepat.
Pada artikel ini, kita akan membahas secara menyeluruh mengenai pengertian dasbor KPI, mengapa pengelolaan KPI yang tepat sangat penting, hingga panduan menyusun dashboard yang efektif, baik menggunakan tools maupun melalui KPI Excel. Simak pembahasannya di bawah ini.
Pentingnya Pengelolaan KPI dengan Baik
Key Performance Indicator (KPI) adalah alat ukur kinerja yang digunakan untuk menilai sejauh mana suatu individu, tim, atau perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.
KPI yang dikelola dengan baik dapat membantu kamu memahami performa bisnis secara objektif, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan membuat keputusan berbasis data.
Namun, banyak perusahaan gagal memaksimalkan manfaat KPI karena pengelolaannya yang tidak tepat. Tanpa pengelolaan yang baik, KPI bisa menjadi sumber masalah dalam upaya monitoring kinerja. Untuk menghindarinya, kamu perlu mengetahui beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan KPI, di antaranya:
- Memilih KPI yang tidak sesuai tujuan: Memilih terlalu banyak metrik sebagai KPI tanpa mempertimbangkan kesesuaiannya dengan tujuan perusahaan dapat menimbulkan masalah. Hal ini sering dilakukan dengan maksud mencakup seluruh aspek bisnis, namun justru membuat target menjadi tidak jelas.
- Mengadopsi KPI yang tidak relevan: Kesalahan umum terjadi ketika KPI dipilih hanya karena terlihat menarik tanpa menilai kesesuaiannya dengan tujuan bisnis. Akibatnya, metrik tersebut tidak memberikan dampak nyata bagi perusahaan.
- Menetapkan target KPI yang tidak realistis: Target yang terlalu ambisius dapat menurunkan motivasi tim jika tidak disesuaikan dengan kapasitas dan kondisi nyata. Oleh karena itu, tentukanlah target yang realistis akan mendorong produktivitas dan pencapaian yang berkelanjutan.
- Melacak KPI tanpa PIC yang jelas: Setiap KPI harus memiliki penanggung jawab yang bertanggung jawab atas pemantauan, pelaporan, dan tindak lanjut. Tanpa akuntabilitas ini, data hanya akan menjadi angka kosong karena tidak ada yang merasa bertanggung jawab atas hasilnya.
- Gagal mengambil tindakan terkait KPI: Pelacakan KPI tidak cukup hanya sampai pada tahap pelaporan saja. Tujuan utama penggunaan KPI adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan dan melakukan perbaikan yang diperlukan.
Apa itu KPI Dashboard dan Manfaatnya bagi Bisnis?
KPI dashboard adalah alat yang membantu bisnis menetapkan tujuan serta memantau apakah langkah yang diambil sudah sesuai arah.
Dengan tampilan berupa grafik, bagan, atau progress bar, dasbor ini memudahkan Anda melihat dengan cepat posisi tim terhadap target yang ingin dicapai.
Dasbor KPI juga memberikan gambaran yang jelas kepada semua pihak terkait mengenai kinerja bisnis secara langsung. Informasi yang disajikan memudahkan dalam mengenali masalah lebih awal dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan.
Salah satu keunggulan utama dari dasbor KPI adalah kemampuannya menampilkan berbagai aktivitas bisnis dalam satu tampilan yang interaktif. Data yang ditampilkan selalu diperbarui dan dapat dibandingkan dengan data dari periode sebelumnya, misalnya tahun lalu.
Dasbor seperti ini umumnya tersedia melalui aplikasi atau software manajemen kinerja. Namun bagi bisnis kecil atau penggunaan awal, dashboard KPI Excel juga bisa menjadi solusi praktis meski dengan fitur yang lebih terbatas.
Selain itu, dasbor ini juga memberikan manfaat lainnya, di antaranya:
- Memantau kinerja masing-masing anggota tim dan aktivitas mereka
- Meningkatkan efisiensi karena data mudah diakses dan ditindaklanjuti
- Membantu pengambilan keputusan yang lebih baik
- Menjaga fokus perusahaan pada indikator yang paling penting
- Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan pertumbuhan bisnis
- Melacak kehadiran atau lokasi tim penjualan melalui GPS secara langsung
- Memantau KPI kapan saja melalui smartphone
Baca juga: Panduan Menentukan KPI Sales Manager dan Contohnya
Komponen Utama KPI Dashboard
Untuk memahami cara kerja KPI dashboard. penting untuk mengenal komponen-komponen utamanya terlebih dahulu. Setiap bagian memiliki peran khusus dalam menyajikan data yang membantu pengambilan keputusan. Oleh karena itu, mari kenali beberapa elemen kunci yang membentuk dasbor KPI yang efektif.
Metrik Utama
Dasbor yang baik harus menampilkan indikator kinerja yang paling relevan dengan tim. Metrik ini harus spesifik, terukur, dan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Misalnya, untuk tim sales, metrik utama bisa mencakup jumlah prospek yang dikonversi, total penjualan bulanan, rata-rata nilai transaksi, dan tingkat retensi pelanggan.
Visualisasi Data
Visualisasi data biasanya mencakup elemen, seperti grafik, pengukur, dan diagram. Visual ini membuat data lebih mudah dibaca dan dipahami sehingga tim dapat melihat perkembangan secara cepat dan mengambil keputusan berdasarkan data yang jelas.
Pembaruan Data secara Real-Time
Akses ke data terkini sangat penting agar tim bisa bertindak cepat. Dasbor modern biasanya terhubung langsung ke sumber data dan memperbarui informasi secara otomatis. Namun, bagi bisnis kecil atau keperluan awal, dasbor juga bisa dibuat secara sederhana menggunakan KPI Excel, meskipun tidak sefleksibel aplikasi khusus.
Filter dan Fitur Penelusuran
Kemampuan untuk menyaring dan mencari data tertentu membuat analisis lebih fleksibel. Fitur ini memudahkan pengguna melihat detail yang lebih spesifik sesuai kebutuhan mereka, seperti melihat performa per tim atau individu.
Milestone dan Timeline
Mencantumkan milestone dan timeline membantu tim tetap semangat dan terarah. Kedua elemen ini memberikan kejelasan terhadap progres dan memudahkan penjadwalan tindakan berikutnya secara strategis.
Customization
Setiap pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda sehingga fitur penyesuaian tampilan dasbor sangat penting. Dasbor yang fleksibel dapat memenuhi kebutuhan dalam hal membuat banyak versi untuk tiap tim.
Notifikasi Otomatis
Fitur notifikasi memungkinkan tim bereaksi cepat terhadap perubahan yang signifikan. Misalnya, sistem dapat mengirim notifikasi ketika performa menurun drastis dalam periode tertentu sehingga langkah penanganan bisa segera diambil.
Interface yang User-Friendly
Dasbor harus mudah digunakan oleh siapa pun, tidak hanya oleh pengguna yang paham teknologi. Desain yang intuitif dan navigasi yang sederhana membantu semua anggota tim mengakses data penting dengan cepat.
Dengan berbagai fitur tersebut, baik dasbor berbasis aplikasi maupun dashboard KPI Excel sederhana, keduanya bisa membantu bisnis memantau performa dengan lebih efektif.
Baca juga: Contoh KPI HRD dan Perhitungannya
Jenis-jenis KPI Dashboard
KPI dashboard hadir dalam berbagai bentuk dan fungsi, tergantung pada tujuan bisnis serta divisinya. Berikut adalah beberapa jenis dasbor KPI yang umum digunakan dalam perusahaan.
1. Dasbor KPI Sales
Dashboard ini menampilkan indikator kinerja utama yang berkaitan dengan aktivitas penjualan. Melalui tampilan visual yang interaktif, dashboard ini membantu bisnis memahami siklus pembelian, memantau kinerja penjualan berdasarkan lokasi atau periode tertentu, serta mengoptimalkan strategi penjualan.
Dashboard ini biasanya terbagi menjadi beberapa sub kategori, seperti dashboard analisis panggilan penjualan, dashboard performa berdasarkan brand, dan dashboard opex-to-sales. Beberapa contoh metrik yang digunakan:
- Sales Growth
- Sales Target
- Customer Acquisition Cost
- Average Revenue per Unit
- Customer Lifetime Value
- Customer Churn Rate
- Average Sales Cycle Length
- Lead-to-Opportunity Ratio
2. Dasbor KPI Marketing
Dasbor KPI pemasaran memberikan visualisasi langsung mengenai performa marketing campaign. Dashboard ini memungkinkan tim memonitor efektivitas strategi yang dijalankan, mengidentifikasi titik lemah, dan melakukan optimalisasi aktivitas secara real-time.
Dashboard ini dapat berupa tampilan untuk kampanye digital, seperti Google Ads, SEM, atau email marketing. Contoh metrik marketing:
- Marketing Revenue Attribution
- Customer Acquisition Cost
- Customer Lifetime Value
- Digital Marketing ROI
- Traffic-to-Lead Ratio
- Lead-to-Customer Ratio
- Landing Page Conversion Rates
- Organic Traffic
3. Dasbor KPI Customer Service
Dasbor ini digunakan untuk memantau kinerja tim layanan pelanggan dan memastikan kualitas pelayanan tetap optimal. Melalui visualisasi data yang interaktif, tim dapat membandingkan metrik dan tren, serta melakukan perbaikan layanan berdasarkan feedback pelanggan.
Dashboard ini mencakup variasi seperti dasbor kepuasan pelanggan (NPS), customer engagement, hingga customer experience. Beberapa contoh metrik customer service yang ada dalam dashboard:
- Customer Satisfaction Score (CSAT)
- Customer Effort Score (CES)
- Employee Satisfaction Score (ESAT)
- Total Tickets and Tickets Per Customer
- Volume by Channel
- First Response Time (FRT)
- Average Handle Time (AHT)
4. Dasbor KPI Financial
Dashboard ini membantu tim keuangan memonitor kondisi keuangan perusahaan secara menyeluruh, termasuk pengeluaran, keuntungan, dan arus kas. Dengan informasi yang ditampilkan secara real-time, keputusan finansial dapat diambil secara lebih tepat.
Jenis dashboard keuangan meliputi dashboard CFO, dashboard arus kas, analisis laba-rugi, dan lainnya. Beberapa metrik keuangan yang digunakan dalam dasbor:
- Profit and Loss
- Current Ratio
- Operating Cash Flow
- Burn Rate
- Vendor Expenses
5. Dasbor KPI HR
Dashboard ini dirancang untuk menampilkan metrik SDM penting, membantu dalam perekrutan, retensi, dan pengelolaan kinerja karyawan. Dasbor ini juga mempermudah manajemen dalam membuat keputusan strategis terkait tenaga kerja.
Contohnya termasuk dasbor proses perekrutan, performa karyawan, hingga analisis persaingan gaji. Contoh metrik HR yang ada dalam jenis dashboard ini:
- Absenteeism Rate
- Overtime Hours
- Training Costs
- Employee Productivity
- Cost per Hire
- Recruiting Conversion Rate
- Time to Fill
- Employee Turnover Rate
6. Dasbor KPI IT
Dashboard IT memungkinkan pemantauan performa divisi informasi dan teknologi secara menyeluruh. CIO atau tim IT dapat mengidentifikasi gangguan sistem, mengevaluasi efektivitas proyek IT, dan menemukan solusi terhadap permasalahan yang terjadi.
Jenis dashboard-nya bisa mencakup cybersecurity, elasticube control room, hingga analisis layanan mingguan. Beberapa contoh metrik IT yang ada dalam dasbor:
- Mean Time to Repair
- Server Downtime
- IT ROI
- Unsolved Tickets per Employee
- Projects Delivered within Budget
7. Dasbor KPI Eksekutif
Executive dashboard menyajikan data lintas departemen dalam satu tampilan yang mudah dipahami. Dengan dasbor ini, eksekutif dapat melihat ringkasan performa bisnis secara cepat dan membuat keputusan strategis berdasarkan data yang akurat.
Jenis dashboard ini antara lain mencakup dasbor investor, dasbor margin keuntungan, dan lainnya. Contoh metrik eksekutif yang digunakan dalam dasbor:
- Overall Business Performance
- Strategic KPIs per Division
- Profit Margins
- Investor Metrics
- ROI by Department
8. Dasbor KPI Project Management
Dashboard manajemen proyek menyajikan informasi terkait perkembangan proyek, termasuk jadwal, alokasi sumber daya, dan potensi risiko. Dashboard ini membantu manajer proyek memastikan setiap tugas berjalan sesuai rencana dan mengidentifikasi hambatan secara cepat.
Beberapa variasi dashboard mencakup analisis nilai proyek, manajemen distribusi, serta evaluasi laba rugi. Beberapa contoh metrik project management:
- Project Schedule
- Estimate to Project Completion
- Current Development Backlog
- Labor Costs Spent per Month
- Current Resource Allocation
Baca juga: Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) yang Efektif
Cara Membuat KPI Dashboard
Membuat KPI dashboard yang efektif membutuhkan perencanaan yang matang dan pemahaman mendalam tentang kebutuhan bisnis. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat KPI dashboard yang informatif dan efisien:
1. Tentukan Target yang Akan Diukur
Cara membuat KPI dashboard pertama adalah mengenali jenis informasi apa yang paling dibutuhkan oleh bisnis.
Kamu juga perlu mengetahui siapa pengguna utama dashboard ini, apakah untuk memantau kinerja karyawan, aktivitas operasional harian, atau mencapai tujuan jangka panjang perusahaan.
2. Pilih Metrik KPI dengan Cermat
Dashboard KPI bertujuan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih tepat. Oleh karena itu, pemilihan metrik harus disesuaikan dengan tujuan bisnis.
Pilihlah metrik yang benar-benar relevan dan mampu meningkatkan produktivitas tanpa membebani tim dengan data yang tidak penting. Pastikan metrik yang dipilih sejalan dengan target jangka pendek maupun jangka panjang perusahaan.
3. Desain Dashboard yang Mudah Dipahami
Langkah membuat KPI dashboard selanjutnya adalah menyusun desain yang mudah dipahami. Desain dashboard harus rapi dan terstruktur dengan aliran data yang logis agar mudah diikuti.
Kamu bisa mulai dengan membuat sketsa awal dan menentukan jenis grafik yang sesuai, seperti grafik garis untuk tren, grafik kolom untuk perbandingan, atau grafik tumpuk untuk komposisi data. Visualisasi yang tepat akan membantu memperjelas cerita di balik data bisnis.
4. Buat Template Dashboard yang Konsisten
Gunakan warna-warna sederhana yang sama dengan identitas brand, idealnya tidak lebih dari 2-3 warna agar tampilan tetap profesional. Tata letak dashboard harus mengikuti alur data yang logis dan memudahkan pengguna untuk selalu melihat target dan capaian utama.
Cobalah untuk melibatkan pengguna dalam membuat KPI dashboard. Hal ini akan membantu memastikan informasi yang disajikan mudah dipahami dan relevan.
5. Mulai Melacak Metrik yang Dipilih
Setelah menetapkan target dan metrik, mulailah mengumpulkan data secara rutin. Pastikan proses pelacakan berjalan lancar dan data yang dikumpulkan akurat.
Dalam proses ini, kamu juga bisa mengatur sistem notifikasi atau peringatan untuk metrik yang menunjukkan penyimpangan dari target agar segera mendapat perhatian.
6. Analisis Data secara Berkala
Setelah data terkumpul, lakukan analisis untuk menilai apakah kinerja bisnis sudah sesuai dengan target yang ditetapkan. Jika hasilnya belum optimal, Anda dapat mengambil langkah perbaikan lebih cepat.
Proses ini sebaiknya dilakukan secara berkala untuk memastikan strategi bisnis yang digunakan tepat atau tidak. Analisis yang tepat akan membantu mengidentifikasi kendala dan peluang untuk meningkatkan performa.
7. Evaluasi Kemajuan secara Menyeluruh
Selain memantau metrik secara individual, penting untuk melakukan evaluasi keseluruhan kinerja secara rutin. Evaluasi ini membantu mengukur pencapaian bisnis dan mengidentifikasi area yang masih perlu ditingkatkan.
Jadwalkan tinjauan secara berkala agar dashboard tetap relevan dengan kebutuhan bisnis. Kamu juga bisa menggunakan momen evaluasi ini untuk merayakan pencapaian dan meningkatkan motivasi tim.
Optimalkan Pengelolaan KPI dengan Hadirr dan Gadjian
Memahami dashboard KPI sangat penting untuk membantu perusahaan dalam mengambil keputusan berbasis data. Dengan mengenali jenis-jenisnya, komponen utama, serta langkah-langkah praktis dalam membuatnya, Anda dapat membuat sistem pemantauan kinerja yang akurat dan terstruktur.
Untuk mendukung implementasi dasbor KPI yang optimal, Anda dapat memanfaatkan bantuan teknologi seperti aplikasi Hadirr. Hadirr adalah aplikasi manajemen kinerja karyawan yang memungkinkan Anda melakukan pelacakan kehadiran, pemantauan pekerjaan, hingga pembuatan laporan pemantauan kinerja secara efisien.
Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur absensi online yang memungkinkan karyawan mencatatkan kehadiran dari berbagai lokasi dengan absensi selfie, baik secara online maupun offline.
Selain itu, terdapat fitur timesheet yang mendukung pencatatan aktivitas kerja harian secara terperinci, bahkan bagi mereka yang bekerja dari lokasi berbeda. Hadirr juga menyediakan fitur pengaturan shift kerja yang dapat mengatur jadwal kerja karyawan secara otomatis dan fleksibel, sehingga jadwal kerja menjadi lebih tertib dan transparan.
Selain Hadirr, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi Gadjian untuk memantau dan menilai pencapaian KPI karyawan. Gadjian memiliki fitur monitoring KPI yang memungkinkan Anda membuat dan menyesuaikan template KPI sesuai dengan target perusahaan serta memantau pencapaian karyawan secara berkala.
Sebagai aplikasi HRIS dan payroll yang terintegrasi, Gadjian juga mendukung pengelolaan data kepegawaian secara menyeluruh. Aplikasi ini memungkinkan perhitungan gaji otomatis berdasarkan absensi dan pencapaian KPI, menerbitkan slip gaji online, serta memastikan pembayaran gaji tepat waktu.
Dengan menggabungkan Hadirr dan Gadjian, Anda bisa membangun sistem pemantauan kinerja yang lebih transparan, efisien, dan mudah diakses kapan saja. Coba Hadirr dan Gadjian secara gratis sekarang!