4 Manfaat E-Invoice dalam Meningkatkan Efisiensi Kinerja Tim Finance

E-invoice adalah sistem pembuatan, pengiriman, dan pencatatan faktur secara digital yang menggantikan proses invoicing manual dari awal hingga akhir.

E-invoice mampu mengurangi human error hingga 100%, mempercepat pengurusan invoice dari 1 hari menjadi hanya 5 menit, mempercepat pembayaran dari buyer, serta membuat pelacakan invoice jauh lebih transparan lewat dashboard digital. 

Bagaimana E-Invoice Mengurangi Human Error?

Menurut Accenture, penggunaan e-invoice dapat mengurangi kesalahan yang diakibatkan human error hingga 100%. Biasanya, ini terjadi saat Anda melakukan kesalahan input data (jumlah pembayaran/pembelian barang) dan pembuatan invoice yang double. 

Dengan software e-invoice, Anda dapat meminimalisir kesalahan dalam input data, karena data invoice terintegrasi langsung dengan transaksi. Selain itu, Anda dapat mengecek daftar invoice yang sudah terkirim secara langsung, sehingga bisa menginformasikan mitra bisnis (supplier/buyer) jika ada kesalahan. Semuanya jadi lebih transparan. 

Baca Juga: 7 Aplikasi Bisnis Online Terbaik untuk Tingkatkan Profit

Berapa Waktu dan Biaya yang Dihemat dengan E-Invoice?

Jika biasanya mengurus satu invoice bisa memakan waktu 1 hari, maka Anda bisa mengurusnya hanya dalam waktu 5 menit menurut European Central Bank. Kenapa? Karena, proses pembuatan, pengiriman dapat dilakukan di 1 tempat, tidak perlu repot-repot mencetaknya.

Pengiriman bisa dilakukan secara instan, tanpa harus memesan kurir (ojek online). Ini juga sekaligus menghemat biaya operasional seperti pembayaran gaji admin invoice, penggunaan kertas dan biaya pengiriman hingga 100%, karena semuanya bisa dilakukan oleh e-invoice. 

Bagaimana E-Invoice Mempercepat Pembayaran dari Buyer?

Ketika invoice terkirim secara digital, buyer akan menerima invoice secara langsung. Invoice akan diproses dengan cepat dan bisa dibayar sesuai dengan jatuh tempo. Ini meminimalisir resiko keterlambatan pembayaran yang bisa terjadi akibat pengelolaan invoice yang lama.

Dengan begitu, siklus pembayaran invoice Anda akan lebih efisien dan membuat cash flow menjadi lebih lancar. Anda tentunya mengharapkan hal tersebut kan? Caranya mudah kok, hanya dengan menggunakan e-invoice maka bisnis akan berjalan lebih lancar. 

Apalagi, software e-invoice sudah terintegrasi dengan pembayaran digital. Buyer bisa bebas memilih metode pembayaran yang diinginkan untuk membayar invoice, termasuk kartu kredit. Ini sangat menguntungkan, karena Anda bisa memberikan tambahan tempo tanpa mengorbankan cash flow. 

Pelacakan Invoice Jauh Lebih Transparan

Dengan invoice digital, pelacakan serta pemantauan invoice jadi jauh lebih transparan. Tim finance yang biasanya harus membuka lemari besi dan melihat arsip data per bulan, bisa tinggal melihat dashboard invoice saja. Setelah itu, tinggal memilih bulan dan melihat invoice-invoice yang terbuat di sana.

Business owner maupun tim finance bisa mengerjakan laporan invoice dengan lebih santai dan di mana saja. Yang terpenting, ini sekaligus mengurangi kekhawatiran business owner terhadap resiko penipuan. Mengecek invoice jadi jauh lebih mudah, seakan semuanya berada di dalam genggaman tangan Anda!

Baca Juga: Contoh Kuesioner Kinerja Karyawan dan Cara Membuatnya

Tabel: Invoice Manual vs E-Invoice 

Selain itu, penghematan biaya yang dihasilkan oleh e-invoice dapat berkontribusi positif terhadap kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, mempertimbangkan adopsi e-invoice dapat menjadi langkah yang bijak bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi kinerja tim keuangan mereka.