Deal Stuck dalam Penjualan? Ini Tips Distributor Cara Menguranginya

Dalam bisnis yang menjual produk ke banyak pelanggan atau reseller, proses penjualan jarang berjalan mulus dari penawaran sampai closing. Banyak peluang berhenti di tengah jalan karena follow up tidak konsisten atau data pelanggan tidak lengkap.

Kondisi ini sering disebut deal stuck dalam penjualan. Menariknya, masalah ini tidak selalu terjadi karena kemampuan sales yang kurang. Dalam banyak kasus, penyebab utamanya justru ada pada pipeline yang tidak rapi dan proses kerja yang belum terstruktur.

Dampaknya pun cukup terasa bagi bisnis. Sebab, peluang yang seharusnya bisa ditutup akhirnya tertunda atau bahkan hilang. Selain itu, tim juga kesulitan membuat perkiraan penjualan karena status deal tidak jelas.

Untuk mencegah masalah ini, penting untuk memahami penyebab dan cara mengatasinya. Pada artikel ini, kita akan membahas cara praktis mengurangi deal stuck dalam penjualan, mulai dari perbaikan proses hingga penggunaan tools yang tepat.

Mengenal Deal Stuck dalam Penjualan dan Penyebab Umumnya

Deal stuck adalah kondisi ketika peluang berhenti di satu tahap dan tidak bergerak dalam waktu yang wajar. Misalnya, calon pelanggan sudah meminta penawaran, tetapi tidak diberi respons lanjutan atau sudah ada kesepakatan awal, tetapi proses pembelian tidak kunjung berjalan.

Baca Juga: 7 Alasan Gagal Closing Sales dan Cara Menghindarinya

Masalah ini sering muncul pada bisnis dengan banyak pelanggan dan area penjualan. Sebab, proses kerja yang kompleks dan tersebar membuat aktivitas sales sulit dipantau secara menyeluruh. Akibatnya, setiap peluang tidak selalu ditindaklanjuti dengan cara yang konsisten.

Ada beberapa pola kerja yang membuat kondisi ini lebih sering terjadi:

1. Banyak area dan cabang sehingga standar follow up berbeda-beda antar tim.
2. Tim sales masih mengandalkan pencatatan manual, chat pribadi, atau spreadsheet terpisah.
3. Aktivitas penjualan bercampur dengan tugas operasional, seperti absensi karyawan, kunjungan, dan klaim biaya.

Kondisi tersebut membuat sales pipeline tidak tertata dengan baik. Sales jadi kesulitan menentukan prioritas follow up setiap hari. Akibatnya, peluang yang seharusnya bisa ditindaklanjuti justru tertunda.

Jika dibiarkan, deal stuck dalam penjualan bisa terus berulang di tahap yang sama. Hal ini tidak hanya menghambat closing sales, tetapi juga membuat performa tim sulit diukur secara akurat.

Dampak Deal Stuck dalam Penjualan 

Ketika deal stuck mulai sering terjadi, dampaknya tidak hanya dirasakan oleh tim sales. Masalah ini juga memengaruhi kualitas pipeline, akurasi data, hingga kondisi keuangan bisnis. Berikut beberapa dampak yang paling sering muncul.

1. Pipeline Tidak Produktif

Deal yang tidak bergerak tetap tercatat sebagai peluang aktif. Akibatnya, pipeline terlihat besar tetapi tidak menghasilkan closing yang sebanding. Kondisi ini akan membuat tim sulit membedakan peluang yang benar-benar potensial.

2. Proyeksi Sales Tidak Akurat

Peluang yang sudah tidak aktif sering kali masih dihitung dalam sales forecast. Padahal, banyak dari deal tersebut sebenarnya sudah tidak memiliki progres. Hal ini membuat proyeksi penjualan terlihat bagus, tetapi tidak sesuai dengan realita.

3. Waktu Sales Terbuang untuk Hal Administratif

Tanpa data yang rapi, sales sering menghabiskan waktu untuk mencari informasi. Misalnya membuka chat lama atau menanyakan status deal ke rekan tim. Waktu yang seharusnya digunakan untuk closing justru habis untuk hal administratif.

Baca Juga: Closing Rate Naik hingga 30%, Begini Cara Melatih Tim Sales Anda

4. Cashflow Bisnis Menjadi Tidak Stabil

Deal yang tertunda akan langsung memengaruhi arus kas bisnis. Order yang seharusnya bisa closing dalam waktu dekat, bisa tertunda ke minggu atau bulan berikutnya. Jika hal ini terus terjadi, perencanaan keuangan jadi sulit diprediksi dan kurang stabil.

Cara Mengenali Deal Stuck dalam Penjualan Sejak Dini

Agar tidak terlambat, tim sales perlu mengenali tanda-tanda deal stuck dalam penjualan sejak awal. Beberapa tanda berikut bisa menjadi indikator bahwa sebuah deal mulai bermasalah:

1. Tidak ada aktivitas tercatat selama 7–14 hari, padahal siklus penjualan biasanya lebih cepat
2. Tahap pipeline tidak berubah meski sudah ada beberapa kali kontak dengan pelanggan
3. Tidak ada next step yang jelas, seperti jadwal meeting, kunjungan sales, atau target waktu closing
4. Penawaran dikirim berulang tanpa penyesuaian kebutuhan pelanggan
5. Respons pelanggan semakin lambat atau mulai menghindar dari komunikasi
6. Kontak sering berpindah tanpa kejelasan pihak yang mengambil keputusan
7. Sales tidak memiliki akses langsung ke decision maker
8. Timeline pembelian tidak jelas atau terus mundur tanpa kepastian

Jika tanda-tanda ini mulai muncul, sebaiknya tim tidak menunggu terlalu lama. Lakukan tindakan di hari yang sama agar peluang tetap bisa bergerak ke tahap berikutnya.

Strategi Praktis Mengurangi Deal Stuck dalam Penjualan

Berikut langkah yang bisa langsung diterapkan untuk menurunkan deal stuck dalam penjualan.

1. Samakan Definisi Tahap Pipeline

Pastikan semua tim menggunakan definisi pipeline yang sama. Hal ini penting agar setiap tahap memiliki arti yang jelas.

Contoh tahapan sederhana yang bisa digunakan:

Prospek baru → Kontak terhubung → Kebutuhan terverifikasi → Penawaran dikirim → Negosiasi → PO terbit → Terkirim

Dengan standar ini, manajer dapat lebih mudah membaca posisi setiap peluang.

2. Wajibkan Next Step di Setiap Interaksi

Setiap interaksi dengan pelanggan harus menghasilkan langkah berikutnya yang jelas. Tanpa next step, peluang cenderung berhenti di tempat.

Misalnya, setelah diskusi, langsung tentukan agenda lanjutan, seperti jadwal kunjungan atau waktu follow up. Dengan cara ini, proses penjualan bisa tetap bergerak.

3. Terapkan SLA untuk Follow Up

Tetapkan batas waktu follow up pelanggan agar tidak ada peluang yang terlewat. Aturan ini membantu tim bekerja lebih disiplin dan responsif.

Contohnya, prospek baru harus dihubungi dalam 24 jam. Setelah penawaran dikirim, follow up dilakukan maksimal 48 jam. Pola ini efektif menekan keterlambatan yang sering memicu deal stuck.

4. Gunakan Template Penawaran dan Checklist Kebutuhan

Banyak deal tidak bergerak karena penawaran tidak sesuai kebutuhan pelanggan. Hal ini sering terjadi karena informasi awal tidak lengkap.

Jadi, gunakanlah template penawaran dan checklist kebutuhan untuk memastikan data penting sudah dikonfirmasi. Misalnya volume, harga, jadwal pengiriman, hingga alternatif produk.

5. Lakukan Review Pipeline Secara Rutin

Evaluasi pipeline sebaiknya dilakukan secara rutin, misalnya setiap minggu. Fokuskan pembahasan pada peluang yang tidak bergerak.

Gunakan data aktivitas sebagai dasar analisis. Dari situ, tim dapat menentukan tindakan yang lebih spesifik untuk mendorong prospek ke tahap berikutnya.

Tools yang Dibutuhkan agar Proses Penjualan Lebih Terkontrol

Setelah proses kerja diperbaiki, langkah berikutnya adalah memastikan tim didukung tools yang tepat. Sebab, tanpa sistem yang jelas, eksekusi di lapangan tetap berpotensi berantakan. Akibatnya, deal stuck dalam penjualan bisa terus terjadi.

Masalahnya, banyak bisnis masih mengandalkan tools yang hanya berfungsi sebagai pencatat deal. Padahal, kebutuhan tim sales tidak berhenti di situ. Mereka juga harus mengelola aktivitas harian, koordinasi tim, hingga administrasi operasional.

Baca Juga: 7 Jenis Aplikasi Sales Tracking untuk Monitoring Aktivitas Penjualan

Agar proses penjualan berjalan lebih lancar, tools yang digunakan sebaiknya mencakup beberapa kebutuhan berikut:

1. Sales pipeline dan task untuk mengatur follow up
2. Pencatatan client visit yang rapi dan mudah diakses
3. Absensi serta monitoring tim lapangan
4. Pengelolaan reimbursement untuk biaya operasional
5. Manajemen tim dan cabang dalam satu sistem
6. Dashboard produktivitas untuk membantu evaluasi kinerja

Dengan sistem yang terintegrasi, tim sales tidak perlu berpindah-pindah aplikasi. Aktivitas penjualan dan operasional bisa berjalan dalam satu alur kerja yang lebih efisien. 

Solusi Praktis: Mengelola Sales dan Operasional dengan Hadirr

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, perusahaan membutuhkan solusi yang tidak hanya fokus pada pipeline. Sistem juga harus mendukung aktivitas operasional tim sales di lapangan.

Hadirr menjadi solusi terbaik yang menggabungkan pengelolaan pipeline dengan operasional harian. Tim sales dapat mengatur progres deal sekaligus mencatat aktivitas, seperti absensi, kunjungan, dan pengajuan biaya dalam satu aplikasi.

Beberapa manfaat yang paling terasa adalah pipeline yang lebih jelas sehingga follow up tidak terlewat. Selain itu, administrasi, seperti client visit dan klaim reimbursement tidak lagi dikelola secara manual.

Hadirr juga mendukung manajemen tim multi cabang sehingga koordinasi antar area menjadi lebih mudah. Ditambah dengan monitoring sales lapangan secara real time, atasan dapat melihat kinerja tim secara lebih objektif.

Dengan sistem yang lebih terintegrasi, penanganan deal stuck dalam penjualan menjadi lebih cepat. Setiap peluang memiliki status yang jelas sehingga tim dapat fokus mendorong closing.

Coba Hadirr Sekarang untuk Kurangi Deal Stuck dalam Penjualan

Hadirr membantu tim sales menjalankan pipeline sekaligus operasional lapangan dalam satu alur kerja yang lebih rapi.

Melalui fitur Hadirr Sales, tim dapat melihat progres deal, aktivitas follow up, dan riwayat kunjungan dalam satu dashboard. Hal ini membuat setiap prospek lebih mudah dipantau dan tidak hilang di tengah proses.

Untuk kebutuhan operasional, Hadirr juga mendukung pengelolaan shift kerja dan timesheet. Perusahaan dapat mengatur jadwal, memantau aktivitas, dan melihat kontribusi tiap sales di berbagai tempat tanpa harus rekap manual.

Selain itu, fitur absensi online berbasis GPS dan face recognition membantu memastikan kehadiran dan aktivitas lapangan tercatat dengan akurat. Data ini penting untuk memastikan aktivitas sales benar-benar terjadi, bukan sekadar laporan.

Ingin melihat langsung bagaimana Hadirr membantu mengoptimalkan kinerja tim sales? Daftar demo account sekarang dan nikmati free trial 7 hari. Yuk, buktikan sendiri bagaimana sistem Hadirr bisa mengurangi deal stuck dan mempercepat closing!