Cara Mengatur Jam Kerja Karyawan Remote 

Di era kerja remote atau teleworking yang lagi ngetren saat ini, mengatur jam kerja karyawan remote jadi tantangan baru bagi HR. Bukan cuma soal absensi harian, mereka juga harus memastikan karyawan yang “tidak hadir” secara fisik di kantor juga bekerja sesuai aturan jam kerja kantor — 8 atau 7 jam sehari dan 40 jam seminggu sesuai UU Ketenagakerjaan.

Praktiknya memang nggak gampang, apalagi jika jika perusahaan punya tim full remote di beberapa kota dengan zona waktu berbeda. Misalnya, startup berbasis di Jakarta punya tim developer yang tersebar di Singapore, Denpasar, dan Sorong. Harus ada kompromi waktu yang paling nyaman untuk bertemu secara virtual.

Nah, artikel ini akan membantu kamu, para pemimpin bisnis dan HR, menemukan cara terbaik mengatur jam kerja karyawan remote, agar produktivitas tetap maksimal tanpa mengorbankan fleksibilitas dan kenyamanan kerja.

Baca juga: 5 Alasan Kenapa Remote Working Efektif untuk Perusahaan

Jenis karyawan remote

Karyawan remote adalah karyawan dengan sistem kerja jarak jauh atau bekerja di luar kantor. Ada yang sepenuhnya tidak pernah “setor muka” ke kantor dan ada juga yang ke kantor berkala atau untuk hari-hari tertentu. 

Jenis karyawan remote secara umum bisa kita bedakan menjadi dua:

1. Hybrid

Sistem hybrid menggabungkan antara kerja di kantor (WFO) dan kerja dari rumah (WFH). Misalnya, dalam seminggu karyawan diwajibkan masuk kantor 3 hari, dan sisanya boleh nggak ngantor alias bekerja dari rumah, di cafe, atau di mana saja. Tujuannya adalah mengurangi kejenuhan karyawan dan mendukung work-life balance.

Biasanya, karyawan hybrid terikat dengan aturan jam kantor sekalipun bekerja di luar. Misalnya, mereka diharuskan bekerja pukul 8.00-16.00 dan juga berhak istirahat seperti halnya di kantor. Meeting offline atau online sering dijadwalkan di jam-jam tersebut. 

2. Fully Remote

Karyawan fully remote adalah mereka yang sepenuhnya bekerja jarak jauh dan tidak berkewajiban masuk kantor sama sekali. Biasanya mereka lebih fleksibel mengatur waktu kerja sesuai dengan jam produktif masing-masing. Target tetap harus terpenuhi, tapi cara dan waktunya diserahkan ke masing-masing individu. 

Sebelum era digital dan freelance working, sistem ini telah digunakan sejak lama di industri media cetak maupun elektronik, dengan menempatkan jurnalis mereka di berbagai kota agar lebih cepat dalam melaporkan berita peristiwa.

Baca juga: 11 Aplikasi Untuk Monitoring Pekerjaan Karyawan Secara Remote

Kenapa mengatur jam kerja karyawan remote itu penting?

Kerja remote punya banyak kelebihan bagi karyawan maupun perusahaan, dari soal fleksibilitas sampai efisiensi — penghematan biaya operasional kantor. Tapi, tanpa pengaturan yang jelas, jam kerja karyawan remote bisa menjadi bumerang. Karyawan bisa kurang produktif atau malah kelelahan karena bekerja maraton. 

Kasus terakhir ini banyak dialami para freelancer yang tidak menetapkan batasan pekerjaan dan kehidupan pribadinya di rumah sehingga mereka tidak sadar bekerja dengan jam kerja harian yang panjang melebihi jam kantor. 

Jadi, mengatur jam kerja karyawan remote itu penting banget karena beberapa alasan simpel:

• Supaya tetap sesuai aturan hukum, dan hak karyawan remote juga terlindungi, misalnya jam kerja maksimal dan upah lembur kalau bekerja melebihi jam kantor. Jadi nggak ada yang dirugikan.
• Dengan jam kerja yang jelas, karyawan bisa lebih disiplin dan fokus ke tugasnya dan tetap punya waktu buat istirahat dan urus kehidupan pribadinya. Jadi, flexible working tetap produktif dan efektif tapi juga nggak bikin burnout.
• HR dan manajer jadi lebih gampang monitoring kinerja karyawan remote, termasuk kehadiran, jadwal harian, dan produktivitas mereka.
• Aturan jam kerja yang terang benderang bikin semua orang merasa adil dan jelas, nggak ada salah paham atau konflik soal kapan harus mulai bekerja atau berapa lama harus bekerja.
• Jadwal kerja remote yang teratur membantu tim supaya gampang koordinasi dan rapat, apalagi kalau anggota timnya tersebar di zona waktu berbeda.

Cara efektif mengatur jam kerja karyawan remote

Mengatur jam kerja karyawan remote bukan sekadar menentukan jam masuk dan selesai, tapi bagaimana benar-benar menghadirkan keseimbangan kebutuhan bisnis dan kehidupan pribadi karyawan.

Sistem kerja remote seharusnya mengakomodasi waktu kerja fleksibel namun tetap produktif dan terukur. Artinya, target kinerja tercapai tetapi karyawan tetap happy. 

Berikut beberapa strategi yang bisa kamu terapkan:

1. Tetapkan ekspektasi yang jelas

Langkah pertama adalah bikin aturan main yang jelas soal jam kerja karyawan remote. Apakah kamu mau pakai jam kerja tetap, misalnya, 08.00-16.00 WIB, atau fleksibel selama total 40 jam seminggu tercapai, semuanya harus disepakati di depan.

Diskusikan jam kerja dengan tim remote yang terlibat dan tuangkan dalam perjanjian kerja tertulis. Misalnya, kalau tim marketing kamu perlu join meeting jam 10.00 buat campaign, pastikan mereka commit. Di luar itu, kasih kebebasan buat atur jam lain selama tugas selesai on-time. 

2. Tentukan core hours

Salah satu cara ampuh agar tim remote tetap bisa berkomunikasi dan berkolaborasi dengan efektif adalah menentukan core hours atau jam kerja inti. Core hours adalah waktu tertentu ketika semua anggota tim harus “available”, siap bekerja, atau hadir di meeting online.

Misalnya, perusahaan menetapkan core hours dari pukul 10.00 sampai 15.00. Di jam-jam ini, semua orang wajib standby dan siap merespon email, pesan, atau hadir secara virtual di meeting kantor:

• Untuk hybrid, core hours biasanya mengikuti jam kerja kantor supaya sinkron dengan aktivitas di lapangan. Jadi, karyawan WFH harus bekerja dan online di jam kantor, 7 atau 8 jam sehari.
• Untuk fully remote, core hours bisa diatur lebih singkat, misal 3-4 jam, dengan memperhatikan zona waktu masing-masing anggota tim. Jika harus meeting, upayakan untuk memilih jam yang bisa mengkompromikan semua yang terlibat.

Baca juga: 5 Alasan Kenapa Remote Working Efektif untuk Perusahaan

3. Jaga keseimbangan kerja-hidup dan berikan waktu istirahat

Kerja remote sering mengaburkan batasan antara pekerjaan dan hidup pribadi, yang bisa bikin karyawan burnout. Karena itu, buat aturan jam istirahat buat karyawan remote, sekalipun mereka bekerja di rumah. 

Pastikan mereka sama dengan karyawan di kantor yang punya hak istirahat minimal 30 menit setelah 4 jam kerja, sesuai UU Ketenagakerjaan. Kamu juga bisa menyarankan teknik Pomodoro — kerja 25 menit, istirahat 5 menit — buat tim remote untuk menjaga fokus dan kesehatan mental. 

4. Terapkan fleksibilitas dengan batasan yang jelas

Fleksibilitas menjadi daya tarik utama kerja remote. Tapi tanpa batasan yang jelas, fleksibilitas bisa berubah jadi kebingungan dan kurang disiplin. Buat aturan main yang transparan dan disepakati bersama. Contohnya:

• Jam kerja fleksibel harus mencakup core hours.
• Deadline tugas yang jelas, sehingga meski waktu kerja berbeda-beda, hasil yang diharapkan tetap terpenuhi.
• Standar kualitas dan waktu respon terhadap komunikasi internal dan eksternal.
• Mekanisme pengajuan lembur dan cuti yang praktis dan cepat.

Dengan aturan yang jelas, karyawan merasa lebih nyaman karena tahu ekspektasi perusahaan, sekaligus punya ruang untuk menyesuaikan waktu kerja dengan kondisi masing-masing.

5. Pantau produktivitas, hindari micromanaging

Tetap awasi karyawan remote tanpa bikin mereka merasa diawasi 24 jam. Alih-alih minta laporan setiap jam, lebih baik fokus ke output kerja. Misalnya, untuk tim sales lapangan, pantau berapa deal yang berhasil ditutup (closing) hari ini. 

Jangan sampai pengaturan jam kerja remote justru bikin karyawan merasa kerja seharian terus-menerus tanpa henti. Terapkan kultur kerja yang menghargai output ketimbang cuma durasi kerja.

• Dorong komunikasi terbuka tentang kondisi kerja dan tantangan masing-masing.
• Berikan penghargaan dan feedback positif atas hasil kerja, bukan sekadar kehadiran.
• Waspadai tanda-tanda overwork dan burnout melalui check-in rutin dengan karyawan.

Karyawan yang merasa dihargai dan punya keseimbangan kerja-pribadi yang baik cenderung lebih loyal, kreatif, dan produktif.

Baca juga: 5 Strategi Menerapkan Model Kerja Hybrid di Perusahaan

6. Manfaatkan teknologi untuk monitoring

Di dunia remote, kamu nggak bisa sepenuhnya menyerahkan semuanya ke insting atau kebiasaan. Pakai teknologi biar pekerjaanmu akurat dan berbasis data.

Selain platform chat, aplikasi meeting online, dan tool project management, gunakan juga perangkat lunak cloud untuk memantau dan mendokumentasikan jam kerja remote.

Yang perlu kamu gunakan antara lain:

• Absensi digital berbasis GPS untuk monitoring clock-in dan clock-out karyawan remote dan pelacakan jam kerja harian.
• Timesheet online untuk monitoring jadwal kerja harian, tugas, output, dan progres pekerjaan secara real-time, termasuk waktu yang dihabiskan.
• Pencatat jam lembur untuk menghitung jumlah jam lembur dan upah lembur jika karyawan remote disyaratkan untuk bekerja lembur.
• Perhitungan payroll untuk menghitung upah karyawan apabila sistem imbalan atau kompensasi dibayarkan berdasarkan jumlah jam atau berdasarkan output.

7. Lakukan evaluasi berkala atas jam kerja karyawan remote

Dunia kerja remote itu dinamis dan butuh adaptasi terus-menerus. Jam kerja yang cocok hari ini belum tentu optimal bulan depan. Karena itu, selalu sisihkan waktu buat evaluasi sistem kerja yang sudah berjalan, baik lewat survei, diskusi one-on-one, maupun rapat tim.

Tanyakan hal-hal seperti ini:

• Apakah jam kerja inti sudah pas? Terlalu pagi, terlalu siang, atau sudah ideal?
• Apakah ada hambatan komunikasi terkait jam kerja saat ini?
• Bagaimana produktivitas dan work-life balance dengan aturan jam kerja yang berjalan?
• Apa hal-hal yang bisa dibantu perusahaan agar jam kerja remote makin efektif?

Hasil evaluasi ini jadi bahan berharga untuk memperbaiki dan menyesuaikan aturan jam kerja yang lebih efektif, sesuai kebutuhan bisnis dan ketersediaan karyawan.

Dengan strategi yang tepat, pengaturan jam kerja karyawan remote akan menciptakan flow kerja yang produktif, terukur, dan menyenangkan. Ingat, kunci suksesnya adalah keseimbangan antara fleksibilitas dan tanggung jawab, dukungan teknologi, dan komunikasi yang jelas.

Baca juga: Cara Mencegah Manipulasi Jam Kerja

Hadirr: aplikasi untuk mengelola jam kerja karyawan remote

Supaya pengelolaan jam kerja karyawan remote makin optimal dan efisien, manfaatkan fitur-fitur dari aplikasi absensi online Hadirr berikut:

Absensi digital

• Sistem absensi berbasis face recognition dan anti-fake GPS (geotagging) meminimalkan kecurangan.
• Mendukung pelaporan kehadiran karyawan remote di banyak tempat sekaligus.
• Praktis, hanya dengan foto selfie di aplikasi Hadirr yang terpasang di smartphone, data kehadiran langsung tersimpan dan bisa dipantau HR secara real-time.
• Untuk karyawan WFO juga bisa — nggak perlu antri mesin fingerprint, lebih higienis, dan ada fitur lend app untuk karyawan yang tidak membawa ponsel atau tidak punya kuota data.

Timesheet online

• Pantau dan catat jam kerja harian sampai rincian aktivitas setiap karyawan remote secara otomatis.
• Bikin rekap tugas, alokasi waktu, dan akuntabilitas kerja jadi lebih efisien serta mudah dikontrol, meski tim nggak bertatap muka langsung.
• Bisa dipakai untuk manajemen proyek dan melacak progres dari setiap tugas yang didistribusikan kepada anggota tim.
• Memudahkan perhitungan upah per jam atau upah per proyek.

Fitur Lembur

• Proses perintah lembur dan persetujuan langsung lewat aplikasi tanpa ribet, cepat, dan terdokumentasi secara digital.
• Perhitungan jam lembur lebih akurat, transparan, dengan rekap otomatis, dan terintegrasi ke sistem payroll Gadjian.

Sebagai tambahan, Hadirr juga punya fitur client visit yang memudahkan monitoring sales lapangan yang melakukan kunjungan klien, mencatat aktivitasnya, dan membuat laporannya otomatis.

Yuk, upgrade sistem absensi dan pelacakan jam kerja karyawan kamu sekarang. Pakai Hadirr, biar tim remote jadi makin solid dan produktif!