Pentingnya Monitoring Jam Kerja Part-time

Jangan pernah menyepelekan kontribusi karyawan part-time atau paruh waktu. Disadari atau tidak, keberadaan mereka bisa bikin operasional kamu lebih fleksibel, hemat biaya, dan responsif terhadap perubahan. Contohnya, kamu membayar upah mereka berdasarkan jam kerja part-time — lebih efisien dibanding membayar gaji bulanan.

Tapi, pernahkah kamu memantau jam kerja mereka? Meski mereka tidak bekerja full-time, pemantauan jam kerja yang akurat tetap penting buat bisnis kamu jika ingin mengukur efisiensi dan produktivitas karyawan, apalagi jika karyawan sering bekerja lembur atau melebihi batas paruh waktu.

Mari kita kupas alasan mengapa monitoring jam kerja kerja part-time perlu dilakukan dan tool apa yang sebaiknya digunakan untuk memantau dan melacak jam kerja karyawan paruh waktu.

Menghindari pembayaran berlebih atau kurang

Ini alasan utama kenapa kamu harus serius memantau jam kerja part-time. Tanpa sistem monitoring yang jelas, perhitungan upah mereka jadi nggak akurat. Mungkin kamu membayar lebih dari jam kerja yang sebenarnya (overpay). Atau sebaliknya, membayar kurang dari hak mereka (underpay) yang bisa menimbulkan ketidakpuasan.

Dengan monitoring yang akurat, setiap menit kerja mereka tercatat, memastikan pembayaran sesuai dan adil. Tak ada pihak yang dirugikan.

Contohnya begini, sebuah coffee shop punya tiga barista part-time yang sering bertukar jadwal. Kalau pencatatan manual, bisa saja ada kekeliruan saat mereka menulis jam masuk atau pulang. Mungkin ada yang lupa mencatat istirahat, atau bahkan ada typo saat rekap. 

Akhirnya, kamu bayar lebih atau malah kurang. Pembayaran lebih berarti pemborosan biaya operasional yang tidak perlu. Sementara pembayaran kurang, selain tidak etis, juga bisa memicu keluhan, menurunkan motivasi karyawan, dan merusak reputasi bisnis. 

Baca juga: 9 Tools AI untuk HRD, dari Rekrutmen sampai Manajemen SDM

Karyawan lebih disiplin mematuhi jam kerja part-time

Karyawan part-time sering punya jadwal yang nggak tetap, seperti mahasiswa yang kerja di sela kuliah atau freelancer dengan proyek sampingan. Tanpa monitoring kehadiran dan jam kerja, gampang banget terjadi miskomunikasi soal jam masuk. 

Sederhananya, kalau karyawan part-time tahu jam kerja mereka tidak dicatat dengan baik, ada potensi mereka jadi kurang disiplin. Mungkin mereka telat datang atau pulang lebih cepat. Ini bukan berarti mereka sengaja curang, tapi tanpa sistem pengawasan, human nature cenderung jadi lebih santai.

Jika ketika karyawan tahu setiap kedatangan dan kepulangan mereka tercatat, mereka akan cenderung lebih disiplin mematuhi jadwal kerja. Pemantauan jam kerja part-time bukan soal tidak percaya kepada karyawan, tapi soal membangun lingkungan kerja yang profesional dan akuntabel. 

Misalnya, dengan sistem absensi digital, catatan waktu kerja mereka akan terekam secara otomatis. Ini membantu menciptakan disiplin kerja yang lebih baik di seluruh tim, termasuk para part-timer. Pada akhirnya, ini juga akan berdampak positif pada produktivitas tim. 

Baca juga: Suka Duka Menjadi Direct Sales

Membangun transparansi dan kepercayaan

Monitoring jam kerja part-time nggak cuma membantu manajer, tapi juga bikin karyawan merasa dihargai. Kalau kehadiran atau performa nggak dilacak dengan jelas, karyawan part-time bisa merasa kerja keras mereka nggak dianggap. 

Karyawan part-time juga butuh rasa dihargai dan diperlakukan adil. Ketika mereka tahu bahwa jam kerja mereka dicatat dengan transparan dan akurat, kepercayaan mereka terhadap manajemen akan meningkat. Ini menciptakan lingkungan kerja yang positif dan mengurangi potensi konflik.

Nggak mungkin kan, karyawan yang masuk 6 jam sehari dan 4 jam sehari memperoleh gaji sama? Atau malah karyawan yang bekerja 3 jam dapat upah lebih besar dari yang bekerja 5 jam. Ujungnya pasti komplain di belakang.

Dengan sistem pencatatan jam kerja part-time yang akurat, masing-masing karyawan bisa tahu seberapa besar mereka akan memperoleh upah. Catatan jam kerja bisa dipantau oleh kedua belah pihak — manajer dan karyawan sendiri. Ini akan membangun sistem kerja yang transparan.

Transparansi di tempat kerja nggak hanya meningkatkan level kepuasan karyawan, tetapi menurut survei Gallup juga bisa menaikkan engagement karyawan. Jadi, kamu akan lebih mudah membangun tim yang solid.

Baca juga: 4 Manfaat Aplikasi Absensi Bagi Perusahaan

Menghindari risiko hukum terkait jam kerja part-time

Dalam PP No 36 Tahun 2021, bagian Penjelasan Pasal 16, diterangkan bahwa jam kerja karyawan part-time adalah kurang dari 7 jam sehari dan kurang dari 35 jam seminggu. Karyawan yang memenuhi kategori ini, maka boleh diupah dengan upah per jam atau upah sebulan dibagi 126.

Lalu, bagaimana kalau kamu mempekerjakan mereka 7 jam sehari dan 6 hari seminggu atau 8 jam sehari dan 5 hari seminggu tanpa tidak sadar akibat sistem manajemen jam kerja part-time yang buruk?

Kalau kamu mempekerjakan karyawan melewati batas waktu kerja di aturan ketenagakerjaan atau melanggar kontrak kerja, maka bisa menimbulkan konsekuensi hukum. Karyawan bisa saja menggugat status karyawan yang nggak jelas — pekerja part-time tapi dipekerjakan full-time.

Nah, inilah pentingnya punya sistem pencatatan jam kerja part-time yang rapi. Dengan dokumentasi jam kerja part-time yang lengkap dan akurat, kamu bisa mengontrol jumlah waktu kerja karyawan agar tetap berada dalam batas yang diatur UU. 

Menghitung hak lembur dan cuti

Karyawan part-time juga bisa diminta bekerja lembur, misalnya pekerja restoran, hotel, wisata, atau event organizer pada saat peak season. Kerja lembur karyawan part-time dilakukan di luar jam kerja yang ditetapkan di perjanjian kerja. 

Tanpa catatan jam kerja yang akurat, risiko salah hitung gaji dan upah lembur tinggi banget. Kamu mungkin akan bingung apakah karyawan bekerja di jam normal paruh waktu atau kerja di jam lembur. Dampaknya, urusan penggajian juga makin rumit.

Selain lembur, ada hak lain karyawan berupa cuti. Kalau menurut UU, hak cuti tahunan karyawan diberikan setelah bekerja 12 bulan terus menerus. Untuk karyawan part-time, masa kerjanya bisa dihitung berdasarkan jumlah jam kerja mereka, atau boleh diatur dalam perjanjian kerja secara spesifik.

Misalnya, ada kesepakatan di kontrak kerja bahwa karyawan berhak mendapat cuti 1 hari setelah bekerja 126 jam. Nah, tanpa dokumentasi waktu kerja yang akurat, kamu jelas nggak akan bisa mengatur hak cuti karyawan part-time.

Monitoring jam kerja lebih mudah pakai Hadirr

Jadi, kesimpulannya, terlepas dari karyawan kamu bekerja penuh waktu atau paruh waktu, pencatatan dan pelacakan jam kerja tetap penting. Bahkan, untuk sistem paruh waktu, dokumen ini bisa sangat krusial mengingat jam kerja karyawan part-time yang tidak teratur.

Biar lebih efisien, kamu bisa monitoring jam kerja karyawan part-time dengan aplikasi time-tracking Hadirr. Nggak cuma soal absensi, kamu juga bisa memantau dan melacak jam kerja dan tugas harian mereka, produktivitas, dan juga jam lembur.

Hadirr punya sederet fitur otomatis yang dirancang khusus untuk mempermudah kamu mengelola karyawan part-time hingga full-time dengan akurat dan efisien:

• Monitoring kehadiran: Dengan memantau kehadiran secara real-time, kamu bisa memastikan jam masuk dan pulang karyawan sesuai dengan jadwal yang disepakati. Hadirr merupakan sistem absensi digital dengan geotagging dan validasi wajah (face recognition) untuk meminimalkan kecurangan.
• Timesheet online: Untuk proyek atau tugas spesifik, timesheet online Hadirr memungkinkan karyawan mencatat detail jam kerja yang mereka alokasikan per tugas atau proyek. Kamu jadi bisa melihat alokasi waktu, melacak progres, menghitung upah karyawan, dan memperkirakan biaya proyek.
• Pencatat jam lembur: Nggak perlu lagi pusing menghitung lembur. Aplikasi lembur online ini akan  menghitung jam lembur karyawan otomatis sesuai regulasi yang berlaku, dan merekap untuk perhitungan upah lembur yang adil dan akurat. Perintah lembur dan persetujuannya langsung lewat aplikasi!
• Jadwal shift kerja otomatis: Mengelola jadwal shift untuk karyawan part-time atau full-time jadi super gampang. Dengan aplikasi shift kerja Hadirr, kamu bisa menyusun jadwal dengan cepat dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaanmu.

Dengan Hadirr, manajemen karyawan part-time jadi lebih mudah, akurat, dan transparan. Tinggalkan kerumitan manual, coba Hadirr sekarang dan rasakan sendiri manfaatnya untuk bisnis kamu!