Plus Minus Shift Berbasis Beban Kerja dan Shift Berbasis Jam Kerja

Dibandingkan lembur, sistem shift merupakan solusi efisien untuk menangani pekerjaan yang membutuhkan waktu melebihi jam kerja normal. Ada dua metode shift yang umum diterapkan: shift berbasis jam kerja dan shift berbasis beban kerja.

Berbeda dengan shift berbasis jam kerja yang lebih tradisional dengan ukuran jam kerja yang tetap dan teratur, shift berbasis beban kerja disusun berdasarkan bobot tugas atau target sehingga sifatnya lebih fleksibel sesuai kebutuhan. 

Biar nggak bingung, kita akan kupas perbedaannya, kelebihan dan kekurangannya, serta menentukan manajemen shift yang tepat untuk jenis bisnis kamu. Simak sampai selesai!

Shift berbasis jam kerja

Ini merupakan sistem penjadwalan klasik yang fokus pada durasi kerja, misalnya 8 jam sehari (5 hari seminggu) atau 7 jam sehari (6 hari seminggu). Contohnya, untuk pabrik yang beroperasi 24 jam, karyawan dibagi ke dalam shift pagi jam 07.00-15.00, shift sore jam 15.00-23.00, dan shift malam 23.00-07.00.

Kelebihannya? Struktur yang jelas bikin sistem penjadwalan kerja gampang, baik untuk HR maupun karyawan. Karena jam kerja teratur, pengusaha juga lebih mudah memprediksi biaya tenaga kerja.

Tapi, ada sisi lemahnya. Kalau pekerjaan selesai lebih cepat, karyawan mungkin cuma nongkrong sampai jam pulang. Sebaliknya, kalau beban kerja numpuk, karyawan bisa kewalahan dan stres. Produktivitas karyawan juga bisa turun. 

Kelebihan shift berbasis jam kerja:

• Simpel dan praktis: Ini adalah sistem yang paling sederhana. Karyawan tahu persis jadwal harian mereka dan bikin perencanaan pribadi mereka lebih mudah.
• Prediktabilitas tinggi: Bagi manajemen, sistem ini mempermudah dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan jam operasional.
• Penggajian lebih mudah: Perhitungan gaji berdasarkan jam kerja yang tetap tentu saja lebih sederhana dan tidak banyak variabel.

Kekurangannya adalah:

• Kurang fleksibel: Di saat volume pekerjaan sedang rendah, kamu mungkin membayar karyawan yang menganggur nggak produktif. Sebaliknya, saat puncak kesibukan, karyawan bisa kelelahan.
• Tidak optimal untuk workload fluktuatif: Jika bisnismu memiliki fluktuasi beban kerja yang signifikan, misalnya, layanan kesehatan, ritel, atau layanan pelanggan, sistem ini mungkin kurang optimal.
• Overstaffing atau understaffing: Masalah paling umum adalah terlalu banyak karyawan di waktu sepi, atau kekurangan di waktu sibuk, yang keduanya sama-sama tidak efisien.

Baca juga: Download Contoh Jadwal Kerja Shift Lengkap Berbagai Pola

Shift berbasis beban kerja

Sekarang, mari kita zoom-in ke shift berbasis beban kerja. Sistem ini lebih fokus pada beban tugas atau target yang harus diselesaikan, bukan jumlah jam kerja. Apakah ini berarti nggak ada hubungan sama sekali dengan jam? Nggak selalu. 

Dalam praktiknya, model shift ini tetap bisa melibatkan jam, tapi jamnya nggak kaku dan disesuaikan dengan workload. Contohnya, seorang pekerja proyek konstruksi mungkin dijadwalkan hanya saat tahap pemasangan struktur bangunan, atau tim call center diatur berdasarkan volume panggilan harian. 

Intinya, shift ditentukan oleh “apa yang harus diselesaikan”, bukan “berapa lama di kantor atau pabrik”. Salah satu ciri khas shift berbasis beban kerja adalah distribusi yang nggak merata. 

Misalnya, restoran cepat saji pada siang hari, saat pelanggan membludak, mempekerjakan lebih banyak staf untuk handle order (beban kerja tinggi). Tapi, di malam hari, saat sepi, mereka mungkin cukup pakai tim kecil (beban kerja rendah). Shift ini bikin perusahaan lebih lincah, karena tenaga kerja dialokasikan sesuai kebutuhan.

Kelebihannya? Sistem ini mendukung fleksibilitas kerja shift dan keseimbangan kerja. Tapi, tantangannya adalah manajemen shift yang lebih rumit. Kamu butuh data real-time soal beban kerja, plus sistem monitoring kinerja yang ketat biar tahu tugas selesai sesuai target.

Kelebihan shift berbasis beban kerja:

• Efisiensi tenaga kerja: Kamu hanya membayar karyawan saat benar-benar dibutuhkan sehingga mengurangi biaya operasional dan mengoptimalkan alokasi SDM.
• Lebih responsif terhadap fluktuasi: Bisnismu jadi lebih tangguh dalam menghadapi perubahan permintaan pasar atau musim, baik saat pesanan melonjak atau merosot.
• Peningkatan produktivitas: Karyawan cenderung lebih fokus dan produktif karena mereka bekerja saat ada tugas yang jelas dan nggak ada waktu kosong terbuang.

Kekurangan shift berbasis beban kerja:

• Penerapannya kompleks: Kamu perlu data yang kuat tentang pola beban kerja, alat prediksi, dan mungkin juga perangkat lunak khusus untuk mengelolanya. Selain itu, kamu juga butuh komunikasi yang efektif, pergeseran budaya kerja yang fleksibel, dan penyesuaian perhitungan payroll karyawan.
• Ketidakpastian bagi karyawan: Karyawan sulit merencanakan urusan pribadi mereka jika jadwal kerja selalu berubah. Ini bisa mempengaruhi motivasi karyawan jika tidak dikelola dengan baik.

Baca juga: Contoh Jadwal Shift Kerja Satpam dan Tim Security

Shift berbasis beban kerja vs shift berbasis jam: Mana yang lebih baik?

Memilih antara dua model shift di atas bukanlah keputusan hitam-putih. Ini tergantung pada karakteristik bisnis. Pertimbangkan empat hal berikut ini:

Sifat bisnis

Jika bisnismu memiliki beban kerja stabil dan terprediksi, misalnya sektor manufaktur dengan produksi massal yang konstan, maka shift berbasis jam kerja lebih pas.

Namun, jika bisnismu memiliki beban kerja dinamis dan fluktuatif, seperti ritel, perhotelan, pusat panggilan, logistik, layanan kesehatan, atau industri yang sangat bergantung pada musim atau event tertentu, maka shift berbasis beban kerja lebih efisien.

Baca juga: Contoh Surat Pertukaran Shift Kerja di Perusahaan

Tujuan shift

Jika prioritasmu adalah kesederhanaan, prediktabilitas, dan administrasi yang mudah, shift berbasis jam kerja adalah jawabannya.

Tetapi jika kamu ingin mengoptimalkan biaya operasional, meningkatkan responsivitas, dan memaksimalkan produktivitas per karyawan, shift berbasis beban kerja adalah pilihan cerdas.

Dukungan data dan teknologi

Penerapan shift berbasis beban kerja membutuhkan investasi pada teknologi seperti software penjadwalan shift dan tim analisis data yang kuat. Jika belum siap, mungkin shift berbasis jam lebih baik untuk sementara.

Kesiapan karyawan dan budaya kerja

Shift berbasis beban kerja membutuhkan kesiapan karyawan dan mungkin penyesuaian budaya kerja fleksibel. Proses ini tak bisa instan dan butuh adaptasi, kecuali dari awal bisnismu sudah terbiasa dengan jadwal yang tidak teratur.

Tips menerapkan shift berbasis beban kerja

Jika memutuskan untuk beralih ke shift berbasis beban kerja, ada beberapa langkah penting yang perlu kamu perhatikan:

1. Analisis data historis: Kumpulkan dan analisis data tentang volume transaksi, panggilan masuk, kunjungan pelanggan, atau indikator beban kerja lainnya di masa lalu. Temukan polanya untuk membantu memprediksi beban kerja ke depan.
2. Identifikasi puncak dan lembah: Kenali kapan waktu-waktu sibuk (peak hours) dan waktu-waktu sepi (off-peak hours) di bisnismu.
3. Manfaatkan teknologi: Gunakan aplikasi manajemen shift kerja yang terintegrasi dengan sistem absensi untuk membantu memprediksi kebutuhan, mengotomatisasi penjadwalan, dan berkomunikasi dengan karyawan secara real-time.
4. Komunikasi yang efektif: Jelaskan kepada karyawan tentang perubahan, manfaatnya, dan bagaimana sistem shift baru akan bekerja. Berikan pelatihan dan dukungan.
5. Mulai bertahap: Jangan langsung menerapkan ke seluruh perusahaan. Coba dulu di satu departemen atau tim kecil sebagai proyek percontohan untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki.
6. Evaluasi dan sesuaikan: Terus pantau penerapan shift secara berkelanjutan. Lakukan penyesuaian berdasarkan feedback dan data yang terus masuk.

Hadirr: software manajemen shift karyawan yang efisien

Baik shift berbasis jam kerja maupun shift berbasis beban kerja punya tempatnya sendiri di dunia bisnis. Apapun jenis shift yang kamu terapkan, otomatiskan pengaturan jadwal dan monitoring shift dengan Hadirr. 

Teknologi cloud ini merupakan aplikasi shift kerja yang terintegrasi dengan sistem absensi online yang akurat. Jadi, kamu lebih mudah mengelola jadwal sekaligus kehadiran karyawan. Ini kelebihan Hadirr yang perlu kamu tahu:

• Pengaturan pola shift kerja sesuai kebutuhan: Hadirr sangat fleksibel dan bisa mengakomodasi berbagai pengaturan jadwal grup maupun individu, mudah dibuat dan dipersonalisasi sesuai kebijakan yang kamu terapkan.
• Jadwal shift otomatis: Kamu cukup membuat pengaturan sekali di awal dan langsung bisa diterapkan ke tim. Selanjutnya, pengaturan jadwal dilakukan otomatis oleh Hadirr.
• Terdokumentasi digital: Kamu bisa memonitor kinerja karyawan dan melihat produktivitas mereka dari mana pun, cukup dari genggaman.
• Pantau kehadiran real-time: Hadirr nggak cuma bisa bikin jadwal shift, tetapi juga memberikan visibilitas HR atas kehadiran karyawan sesuai jadwal dan lokasi kerja.
• Fitur timesheet online: Untuk shift berbasis beban kerja, fitur ini sangat membantu HR dan manajer mengetahui jam kerja dan beban tugas yang diselesaikan karyawan — sangat cocok untuk pemantauan proyek.
• Catat jam lembur akurat: Mau nambah waktu kerja karyawan shift? Bisa dong. Hadirr dilengkapi fitur pencatatan jam lembur dan rekap otomatis, tinggal impor ke sistem payroll untuk perhitungan upahnya.

Yuk coba Hadirr, aplikasi absensi selfie yang praktis dan banyak fitur yang keren untuk bantu kamu mengelola waktu kerja dan produktivitas karyawan.