Geofencing dalam Sistem Absensi, Bagaimana Cara Kerjanya?

Kehadiran dan waktu kerja karyawan merupakan aspek penting dalam penggajian, evaluasi produktivitas, dan pemenuhan aturan ketenagakerjaan. Oleh karena itu, akurasi dalam pencatatan absensi karyawan menjadi hal yang sangat perlu diperhatikan.

Sayangnya, banyak perusahaan masih mengandalkan metode manual yang rawan kesalahan, memakan waktu, dan rentan disalahgunakan, terutama di era kerja fleksibel, seperti remote dan hybrid. Kondisi ini mendorong perlunya solusi yang lebih modern dan efisien.

Salah satu inovasi yang kini banyak diadopsi adalah teknologi geofencing. Dengan sistem ini, kehadiran karyawan dapat tercatat otomatis berdasarkan lokasi yang ditentukan perusahaan. Pada artikel kali ini, kami akan membahas apa itu geofencing dalam sistem absensi, manfaat, jenis-jenis, dan cara kerjanya.

Apa Itu Geofencing dalam Sistem Absensi?

Geofencing merupakan teknologi yang memungkinkan perusahaan menetapkan batas wilayah geografis tertentu yang akan memicu sistem untuk melakukan tindakan otomatis ketika seseorang atau perangkat memasuki atau meninggalkan area tersebut. 

Dalam praktiknya, teknologi geofencing dimanfaatkan oleh banyak perusahaan dan organisasi untuk berbagai tujuan, mulai dari pengumpulan data, promosi produk dan layanan, peningkatan keamanan, hingga personalisasi pengalaman pengguna. 

Contoh penerapannya bisa dilihat pada notifikasi lokasi di aplikasi media sosial, promo yang muncul saat pengguna mendekati toko atau restoran, hingga pelacakan posisi kendaraan atau karyawan oleh perusahaan.

Dalam sistem absensi sendiri, teknologi ini digunakan untuk memastikan bahwa absensi karyawan hanya bisa dilakukan ketika mereka berada dalam area lokasi kerja yang telah ditentukan. Teknologi ini biasanya terintegrasi melalui smartphone atau perangkat mobile lain dengan memanfaatkan fitur GPS yang ada di dalamnya.

Setelah area kerja ditetapkan sebagai zona geofencing, sistem akan memberikan respon otomatis saat karyawan masuk atau keluar dari zona tersebut. Misalnya, ketika seorang karyawan tiba di lokasi kantor, sistem secara otomatis dapat mencatat kehadiran. 

Sebaliknya, jika mereka meninggalkan area sebelum waktu kerja berakhir, sistem juga bisa mencatat hal tersebut secara real-time dan memberikan notifikasi secara otomatis.

Dengan pendekatan tersebut, teknologi ini membantu meningkatkan akurasi dan transparansi pencatatan absensi, serta meminimalisir risiko manipulasi data yang kerap terjadi pada metode absensi manual.

Baca juga: Review Absensi Perusahaan Distribusi dengan Aplikasi Canggih

Jenis-Jenis Sistem Absensi Geofencing

Ada beberapa jenis sistem absensi yang menggunakan teknologi geofencing. Masing-masing sistem tentu memiliki fitur dan keunggulan yang berbeda sesuai kebutuhan. Berikut ini beberapa jenis sistem yang umum dipakai untuk pencatatan kehadiran karyawan:

Sistem Berbasis GPS

Sistem ini memanfaatkan teknologi GPS untuk memantau kehadiran karyawan secara akurat. Karyawan cukup menggunakan smartphone mereka untuk melakukan clock-in dan clock-out saat memasuki atau meninggalkan lokasi kerja. Sistem ini sangat cocok untuk karyawan yang bekerja di luar kantor atau secara remote.

Sistem Berbasis RFID

Jenis sistem ini menggunakan tag atau kartu RFID (Radio Frequency Identification) yang harus dibawa oleh karyawan. Saat karyawan memasuki atau meninggalkan area yang telah ditetapkan, mereka akan melakukan pemindaian tag atau kartu RFID tersebut, dan data kehadiran akan otomatis tercatat oleh sistem.

Sistem Berbasis Wi-Fi

Sistem ini menggunakan jaringan Wi-Fi di lokasi kerja untuk melacak kehadiran. Dengan membangun batas menggunakan sinyal Wi-Fi dari perangkat karyawan, sistem dapat menentukan kapan karyawan masuk atau keluar dari area kerja dan mencatatnya secara otomatis.

Sistem Hybrid

Sistem ini menggabungkan dua atau lebih teknologi geofencing, seperti GPS dan RFID. Sistem hybrid ini sangat cocok bagi perusahaan yang menginginkan solusi absensi karyawan dengan akurasi lebih tinggi.

Baca juga: Cara Absensi Karyawan dengan Selfie & Sidik Jari

Bagaimana Cara Kerja Teknologi Geofencing?

Secara ringkas, teknologi ini bekerja dengan menetapkan batas wilayah kerja tertentu yang disebut sebagai area geofencing. Ketika seorang karyawan memasuki atau meninggalkan wilayah ini, sistem absensi akan secara otomatis memicu respons yang langsung tercatat dalam sistem. 

Dalam penerapannya, sistem absensi berbasis teknologi ini biasanya memanfaatkan teknologi GPS yang terdapat pada smartphone atau tablet karyawan. Berikut adalah beberapa tahapan cara kerja teknologi geofencing menggunakan GPS:

1. Penentuan Wilayah

Proses diawali dengan pengaturan area geofencing oleh administrator perusahaan. Wilayah kerja yang sudah ditetapkan kemudian diprogram ke dalam sistem sebagai batas virtual yang akan memicu pencatatan absensi otomatis ketika karyawan berada di dalam atau keluar dari area tersebut.

2. Aktivasi Fitur Lokasi (GPS)

Selanjutnya, karyawan diwajibkan untuk mengaktifkan fitur lokasi atau GPS pada perangkat mereka karena sistem menggunakan data lokasi untuk memonitor kehadiran. Setelah fitur GPS aktif, sistem secara otomatis dapat membaca posisi dan aktivitas karyawan saat berada dalam batas wilayah yang telah ditentukan.

3. Pencatatan dan Penyimpanan Data

Saat karyawan masuk atau keluar dari area yang telah ditetapkan, sistem absensi secara otomatis mencatat waktu kehadiran atau ketidakhadiran mereka. Data tersebut tersimpan dengan aman dalam sistem sehingga administrator/HR dapat memantau kehadiran secara langsung dan akurat.

4. Pengiriman Notifikasi

Sistem juga dilengkapi dengan fitur notifikasi yang memberi peringatan apabila karyawan tidak berada di lokasi kerja yang sudah ditetapkan atau meninggalkan area sebelum waktu yang seharusnya. Hal ini membantu perusahaan dalam memastikan disiplin dan efektivitas pengelolaan absensi karyawan.

Baca juga: Review Software Absensi Perusahaan Outsourcing

Keuntungan Menggunakan Geofencing untuk Absensi

Teknologi geofencing memberikan berbagai manfaat penting dalam sistem absensi karyawan. Berikut beberapa keuntungan yang didapat perusahaan dengan menerapkan teknologi ini dalam sistem absensinya. 

Pengukuran Kehadiran yang Akurat

Geofencing memungkinkan pencatatan kehadiran karyawan secara tepat berdasarkan lokasi kerja yang sudah ditentukan. Sistem ini memastikan data absensi valid dan mengurangi kemungkinan kecurangan. Dengan begitu, perusahaan bisa memantau siapa saja yang benar-benar hadir tepat waktu.

Efisiensi Waktu dan Biaya

Sistem absensi otomatis menghilangkan kebutuhan pencatatan manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan. Hal ini membantu perusahaan mengurangi biaya operasional dan membuat absensi karyawan jadi lebih cepat dan praktis.

Pemantauan Real-Time

Dengan pemantauan kehadiran secara real-time, pengelola bisa langsung mengambil tindakan bila ada ketidaksesuaian data absensi. Proses pengelolaan kehadiran menjadi lebih responsif dan terorganisir. Ini tentu meningkatkan produktivitas dan disiplin kerja karyawan.

Notifikasi dan Peringatan Otomatis

Sistem dapat secara otomatis memberikan notifikasi jika karyawan tidak berada di lokasi kerja sesuai jadwal atau meninggalkan area sebelum waktu yang ditentukan. Peringatan ini membantu menjaga disiplin dan memastikan karyawan mematuhi jam kerja. HR pun bisa dengan cepat mengatasi masalah absensi.

Dukungan Fleksibilitas Kerja Modern

Teknologi geofencing memungkinkan karyawan yang bekerja di luar kantor tetap mencatat kehadiran sesuai area yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan fleksibilitas kerja tetap berjalan tanpa mengurangi akurasi dalam pencatatan kehadiran.

Kemudahan Proses Audit dan Pelaporan

Data absensi yang tersimpan memudahkan perusahaan saat melakukan audit dan pelaporan. Hal ini meningkatkan transparansi dan memastikan kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan. Data yang terstruktur juga membantu manajemen dalam evaluasi kinerja dan pengambilan keputusan strategis.

Optimalkan Pengelolaan Absensi melalui Hadirr

Teknologi geofencing kini menjadi salah satu inovasi penting dalam sistem absensi. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan secara otomatis saat mereka berada dalam area kerja yang telah ditentukan. 

Geofencing juga memungkinkan absensi karyawan dilakukan secara real-time tanpa mengganggu kenyamanan karyawan, sekaligus memberikan visibilitas yang lebih baik bagi tim HR dalam mengelola kehadiran dan produktivitas tenaga kerja.

Salah satu aplikasi yang memanfaatkan teknologi ini dengan optimal adalah aplikasi absensi Hadirr. Hadirr menyediakan sistem absensi berbasis GPS yang memungkinkan perusahaan menetapkan titik lokasi kerja secara spesifik. 

Karyawan hanya bisa melakukan absensi ketika berada dalam radius lokasi yang telah ditentukan sehingga mengurangi potensi kecurangan. Selain itu, Hadirr juga dilengkapi fitur pengenalan wajah (face recognition) untuk validasi identitas guna memastikan bahwa yang melakukan absensi benar-benar karyawan bersangkutan.

Tak hanya itu, dari sisi keamanan dan keandalan data, Hadirr menggunakan cloud storage berbasis Amazon Web Services (AWS) serta sistem backup multi server yang aktif selama 24 jam nonstop. Hal ini berarti data absensi akan tetap aman dan tersimpan meskipun terjadi gangguan pada salah satu server. 

Dengan kombinasi teknologi yang canggih, penggunaan yang praktis, dan harga yang terjangkau, Hadirr menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi kerja. Coba Hadirr gratis sekarang dan rasakan kemudahannya!